Informativa del trattamento di dati personali durante chiamate zoom

In relazione all’utilizzo della piattaforma ZOOM per realizzare videochiamate, potremo raccogliere alcuni suoi dati, quali:

• nome, cognome, e-mail:
• eventuali dati strumentali (es. indirizzo IP, informazioni sui dispositivi e le connessioni, documenti e testi caricati in chat, audio, immagini…) prodotte nell’utilizzo della piattaforma ZOOM. Alcune di queste informazioni sono qualificabili come dato personale. Pertanto, allo scopo di realizzare le videocall, tratteremo i suoi dati personali di tipologia comune, nella misura minima necessaria al corretto svolgimento delle attività indicate. Per la finalità indicata non sono necessari suoi dati personali particolari (ex sensibili).

Qualora necessiti di registrare la videocall, verrà richiesto uno specifico consenso a tutti i partecipanti, che verrà anch’esso registrato. Qualora la persona non volesse far parte della registrazione, potrà disconnettersi prima dell’inizio.

Finalità dei trattamenti e loro basi giuridiche

Tratteremo i suoi dati personali in modo legittimo, fondandoci su alcune delle basi giuridiche previste dalla normativa sulla protezione dei dati personali:

1. per adempiere ad obblighi precontrattuali o contrattuali, nel caso specifico per eseguire le attività da lei conferite alla nostra azienda;
2. in relazione ad obblighi di legge, nella eventualità che tali dati debbano essere trattati per rispettare normative o dare riscontro a richieste di organismi dello Stato o altre autorità competenti;
3. per nostro legittimo interesse, come nella eventualità di dover ricorrere in giudizio o tutelare la nostra azienda nei confronti di soggetti terzi, ecc. 

Il conferimento dei suoi dati personali, per la finalità dapprima espresse è ovviamente necessario; in loro mancanza non sarà possibile svolgere correttamente o interamente le attività indicate.

Come specificato al precedente paragrafo, i trattamenti di dati personali – delle tipologie e per finalità espresse nella presente informativa - non sono fondati sulla base giuridica del consenso, per cui non è necessario ottenerlo.

Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Trattiamo i suoi dati in maniera trasparente, lecita e corretta, adottando collaudate procedure di trattamento ed opportune misure di sicurezza, volte a proteggere i dati ricevuti. Il trattamento viene effettuato prevalentemente con strumenti informatici, adottando modalità organizzative adeguate e con logiche strettamente correlate alle finalità qui indicate.

Accesso ai suoi dati personali e comunicazioni a terzi

I suoi dati personali potranno essere resi accessibili:

• a nostri dipendenti e/o collaboratori, appositamente formati ed incaricati del trattamento;
• ad altre organizzazioni facenti parte del nostro gruppo, qualora questo necessiti per dare piena attuazione a pattuizioni, contratti ed obbligazioni;
• ad altri soggetti qualificati che, previa nomina quali responsabili del trattamento, svolgono specifiche attività di trattamento esternalizzate, necessarie a perseguire le finalità dapprima indicate;
• ad agenti di PS e funzionari di Autorità Pubbliche, qualora si ricevano richieste in tal senso.

Si informa che i suoi dati personali saranno presenti nei nostri documenti aziendali, come – per esempio – bolle, fatture, ed in generale qualora ciò si renda necessario per adempiere alle attività da lei conferiteci. I suoi dati personali potranno essere da noi trattati esclusivamente per le finalità indicate alla presente informativa; non saranno mai oggetto di diffusione, né ceduti a soggetti terzi non titolati.

Luogo del trattamento

I suoi dati personali saranno trattati, da questo Titolare del Trattamento o dai nostri Responsabili del Trattamento appositamente nominati, prevalentemente all’interno dell’Unione Europea; qualora, per questioni di natura tecnica e/o operativa, si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, avremo cura di (far) stipulare opportune clausole contrattuali al fine di ottenere un livello di tutela paragonabile a quello garantito dal Regolamento UE 679/2016.

Tempi di conservazione

I suoi dati personali verranno da noi trattati per il periodo minimo necessario alla conclusione delle finalità precedentemente espresse; in seguito essi saranno cancellati, fatto salvo qualora essi debbano essere mantenuti per obblighi di legge o regolamenti; in generale, i dati delle videocall svolte sulla piattaforma Zoom vengono mantenuti per 30 giorni.  

I suoi diritti

Il RGPD concede – ai soggetti interessati -- i diritti indicati agli artt. 15 e ss.; in particolare:

• il diritto di essere informato;
• il diritto di accesso;
• il diritto di rettifica;
• il diritto di portabilità dei dati personali;
• il diritto all’oblio.

Ulteriori informazioni su questi diritti sono disponibili anche allo specifico approfondimento sui diritti degli interessati predisposto nel sito della Autorità di protezione dei dati personali.

L’esercizio di tali diritti potrà essere effettuato, in modo semplice, anche tramite una comunicazione di posta elettronica all’apposito indirizzo privacy@vrbookings.com. In ogni caso, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, le è concesso il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo nazionale, qualora lei ritenga che il trattamento dei suoi dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.

Il Titolare ha designato il Responsabile della Protezione dei Dati (in sigla RPD o DPO), al quale potrà eventualmente rivolgersi per ogni chiarimento in materia di protezione dei suoi dati personali, raggiungibile direttamente all’indirizzo: dpo@vrbookings.com .

Titolare del trattamento