Informativa del trattamento di dati personali di dipendenti-funzionari-referenti-collaboratori di altre organizzazioni con i quali interagiamo durante lo svolgimento di ns. attività aziendali

A cosa serve questo documento?

Prima di raccogliere i loro dati personali, la normativa privacy stabilisce che si debbano informare le persone, con modalità semplici, accessibili e trasparenti. Per la nostra azienda, la protezione dei dati personali e la tutela dei diritti delle persone, sono aspetti di fondamentale importanza.

Qualora necessitino ulteriori informazioni in merito a cosa è un “dato personale”, su cosa si intenda per “trattamento di dati personali”, oppure in merito alla terminologia usata in questa informativa, abbiamo predisposto un’apposita pagina di approfondimento con le principali definizioni privacy.

Dati personali trattati

Nelle interazioni tra le nostre organizzazioni, es. per le chiamate telefoniche, videoconferenze, invio di posta elettronica o indicazioni dei suoi riferimenti in offerte e documenti aziendali, raccoglieremo (o ci sono stati forniti) i suoi estremi di contatto ed eventualmente altri riferimenti relativi alla sua posizione o ruolo svolto presso la sua azienda. Alcune di queste informazioni sono qualificabili come dato personale.

Pertanto, allo scopo di dare seguito alle attività contrattualizzate con la sua organizzazione, tratteremo alcuni suoi dati personali comuni (es. nome, cognome, e-mail, ruolo aziendale, salvo altro), nella misura minima necessaria al corretto svolgimento delle attività.

Finalità dei trattamenti e loro basi giuridiche

Tratteremo i suoi dati personali in modo legittimo, fondandoci su alcune delle basi giuridiche previste dalla normativa sulla protezione dei dati personali:

1. per adempiere ad obblighi precontrattuali o contrattuali, nel caso specifico per interagire - per suo tramite - con la sua azienda o in relazione al suo ruolo aziendale;
2. in relazione ad obblighi di legge, nella eventualità che tali dati debbano essere trattati per rispettare normative o dare riscontro a richieste di organismi dello Stato o altre autorità competenti;
3. per nostro legittimo interesse, come nella eventualità di dover ricorrere in giudizio o tutelare la nostra azienda nei confronti di soggetti terzi, ecc.

Conferimento dei dati e cause del rifiuto

Il conferimento dei suoi dati personali, per la finalità dapprima espresse è ovviamente necessario; in loro mancanza non potremmo interagire con la sua azienda - per suo tramite - o relazionarci alla sua funzione aziendale.

Come specificato al precedente paragrafo, i trattamenti di dati personali – delle tipologie e per finalità espresse nella presente informativa - non sono fondati sulla base giuridica del consenso, per cui non è necessario ottenerlo.

Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Trattiamo i suoi dati in maniera trasparente, lecita e corretta, adottando collaudate procedure di trattamento ed opportune misure di sicurezza, volte a proteggere i dati ricevuti. Il trattamento viene effettuato prevalentemente con strumenti informatici, adottando modalità organizzative adeguate e con logiche strettamente correlate alle finalità qui indicate.

Accesso ai suoi dati personali e comunicazioni a terzi

I suoi dati personali potranno essere resi accessibili:

• a nostri dipendenti e/o collaboratori, appositamente formati ed incaricati del trattamento;
• ad altre organizzazioni facenti parte del nostro gruppo, qualora questo necessiti per dare piena attuazione a pattuizioni, contratti ed obbligazioni;
• ad altri soggetti qualificati che, previa nomina quali responsabili del trattamento, svolgono specifiche attività di trattamento esternalizzate, necessarie a perseguire le finalità dapprima indicate;
• ad agenti di PS e funzionari di Autorità Pubbliche, qualora si ricevano richieste in tal senso.

Si informa che talvolta i suoi dati personali possono essere presenti nei documenti aziendali, come – per esempio – nel caso di offerte o contratti per i quali lei svolga il ruolo di referente aziendale.

I suoi dati personali potranno essere da noi trattati esclusivamente per le finalità indicate alla presente informativa; non saranno mai oggetto di diffusione, né ceduti a soggetti terzi non titolati.

Luogo del trattamento

I suoi dati personali saranno trattati, da questo Titolare del Trattamento o dai nostri Responsabili del Trattamento appositamente nominati, prevalentemente all’interno dell’Unione Europea; qualora, per questioni di natura tecnica e/o operativa, si renda necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, avremo cura di (far) stipulare opportune clausole contrattuali al fine di ottenere un livello di tutela paragonabile a quello garantito dal Regolamento UE 679/2016.

Tempi di conservazione

I suoi dati personali verranno da noi trattati per il periodo minimo necessario alla conclusione delle finalità precedentemente espresse; in seguito essi saranno cancellati, fatto salvo qualora essi debbano essere mantenuti per obblighi di legge o regolamenti; in generale, i documenti fiscali ed i relativi documenti giustificativi debbono essere mantenuti per 10 anni.

I suoi diritti

Il RGPD concede – ai soggetti interessati -- i diritti indicati agli artt. 15 e ss.; in particolare:

• il diritto di essere informato;
• il diritto di accesso;
• il diritto di rettifica;
• il diritto di portabilità dei dati personali;
• il diritto all’oblio.

Ulteriori informazioni su questi diritti sono disponibili anche allo specifico approfondimento sui diritti degli interessati predisposto nel sito della Autorità di protezione dei dati personali.

L’esercizio di tali diritti potrà essere effettuato, in modo semplice, anche tramite una comunicazione di posta elettronica all’apposito indirizzo privacy@vrbookings.com . In ogni caso, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, le è concesso il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo nazionale, qualora lei ritenga che il trattamento dei suoi dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.

Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare ha designato il Responsabile della Protezione dei Dati (in sigla RPD o DPO), al quale potrà eventualmente rivolgersi per ogni chiarimento in materia di protezione dei suoi dati personali, raggiungibile direttamente all’indirizzo: dpo@vrbookings.com.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Trading Estate Service s.r.l. con sede in Via Ettore Majorana n. 11/E int.2 - 52025 – Montevarchi (AR) - Telefono 055/5351364 – info@vrbookings.com.